Vet festival organiseren? Hier moet je op letten

Het aantal festivals in Nederland blijft groeien. Ieder jaar zijn er nieuwe vette festivals in ons kikkerlandje te vinden. Misschien ga je zelf wel regelmatig naar een muziekfestival of dans je tot in de late uurtjes op een dancefestival.

Heb je er al eens over nagedacht hoe het zou zijn om zelf een festival te organiseren? Dat is een hele klus, maar zeker wel interessant om je eens in te verdiepen. Zo moet je vergunningen regelen, de beste artiesten boeken en personeel inhuren. We zochten het voor je uit wat je zoal moet doen om een festival te organiseren.

1) Begin met het uitwerken van een draaiboek

Juist omdat er al zoveel festivals in Nederland zijn, moet je goed kijken naar de niche waarin je er eentje zou willen organiseren. Ga je voor een muziekfestival met bandjes of kies je voor het organiseren van een theaterfestival met optredens van cabaretiers? Waar je ook voor kiest; in alle gevallen moet je een gedetailleerd draaiboek samenstellen. In dat draaiboek moet je eigenlijk van A tot Z hebben vermeld wat voor een festival het is, wat je doelgroep is, wat je budget is, waar het gaat plaatsvinden, welke vergunningen je nodig hebt en ga zo maar door.

Je doelgroep bepalen is ontzettend belangrijk bij het organiseren van een festival. Zonder publiek heb je immers geen geslaagde dag of een geslaagd weekend. Kijk op basis van de niche van je festival wat je doelgroep is. Zijn het voornamelijk jongeren die op TikTok zitten en daar te bereiken zijn of ga je voor een wat oudere doelgroep? Op basis van je doelgroep weet je welke artiesten je moet regelen en wat de basis gaat zijn voor je marketingstrategie om het festival te promoten.

2) Zoek naar een passende locatie en leg de datum vast

Weet je eenmaal wat voor soort festival je gaat organiseren dan is het tijd om de locatie en de datum toe te voegen aan je draaiboek. We kunnen het ons voorstellen dat je bij je eerste festival niet zoals bijvoorbeeld Lowlands meer dan een jaar vooraf een datum kunt prikken. Maar: het is wel belangrijk om een beetje op tijd een datum vast te leggen, zodat mensen alvast tickets kunnen scoren en je andere festivals misschien voor bent. Kijk wel even of er niet al andere grotere festivals tijdens die dag of dat weekend worden georganiseerd.

Het scouten van een locatie voor een festival in Nederland is misschien wat lastiger. Dat komt omdat je met veel regeltjes te maken krijgt. Ga in ieder geval op zoek naar een plek met veel ruimte, voldoende faciliteiten en zo min mogelijk geluidsoverlast voor omwonenden. Populaire plekken voor festivals zoals recreatiegebieden, stranden en parken moet je met regelmaat al een jaar van tevoren fixen, dus let daar goed op.

3) De beste artiesten en het lekkerste eten boeken voor je festival

Een festival zonder line-up is geen festival. Natuurlijk moet je randzaken regelen zoals eet- en dranktentjes, voldoende toiletten en eventueel overdekte plekken, maar het is eveneens belangrijk om op tijd artiesten te regelen die van jouw festival een vet festival maken. Er zijn verschillende boekingbureau's waar je terecht kunt voor de beste artiesten boeken. Denk aan muzikanten en bands, maar ook aan komieken, toneelspelers en spoken word artiesten. Dit kan dus van alles zijn.

Tegenwoordig draait een festival ook zeker om lekker eten en drinken en andere goede faciliteiten. Waar je het vroeger op festivals als Lowlands moest doen met vette bakken patat en shoarma kun je nu de wereldwijde keuken naar je festival halen. Kijk hierbij weer goed naar je publiek en wat wel of niet een match is. Ga voor een divers aanbod in zowel vega als vlees en gezond en minder gezond en je hebt een diverse menukaart voor je publiek.

4) Overige dingen om te regelen voor je eigen festival

Met de bovenstaande tips en tricks ben je er nog niet - was het maar zo eenvoudig. Om een succesvol festival te organiseren moet je in ieder geval nog letten op de volgende punten.

- Bepaal vooraf je budget en zorg altijd voor een extra buffer. Bepaal direct een toegangsprijs voor het festival. Weet ook dat er verschillende manieren zijn om je festival te financieren, zoals crowdfunding of sponsoring.

- Maak een veiligheidsplan. De gemeente waarin je het festival houdt, zal hier altijd om vragen. Hierin moet je alle maatregelen omtrent veiligheid beschrijven, zoals wat te doen bij noodweer, wat zijn de evacuatieroutes en hoe is de bereikbaarheid? Investeer ook in goede EHBO.

- Je hebt als organisator altijd een of meerdere vergunningen nodig om een festival te organiseren. Welke vergunningen je moet hebben, hangt af van het soort festival. Denk aan een evenementenvergunning en een vergunning om alcohol te schenken.

- Check tot slot de verzekeringen die je nodig hebt als organisator om jezelf in te dekken tegen mogelijke schade en conflicten.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met lukassen.nl